El expediente administrativo electrónico en el R.D. 203/2021
Legislación
El pasado año dejó como regalo uno de los Reales Decretos que mayor importancia está teniendo en los procesos selectivos actuales, sobre todo en aquellos vinculados al ámbito administrativo.
El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, ha sido el encargado de dar la puntilla a todo el entramado de procedimientos administrativos electrónicos que, hasta ese momento, se iban resolviendo de cuando en cuando, a través de otras normas.
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Es cierto que, dada su importancia, son muchos los aspectos de este Real Decreto que nos interesan. Sin embargo, hemos decidido comenzar por el expediente administrativo electrónico.
Para ayudarte en su comprensión, además de este post, hemos elaborado un pequeño esquema que seguro que te resulta muy útil.
El expediente administrativo electrónico
El expediente administrativo electrónico se encuentra regulado a lo largo del Título III del Real Decreto que nos ocupa.
En él, se distinguen dos capítulos que, a su vez, normalizan y detallan determinados aspectos de dichos expedientes.
En ellos se encuentran el grueso del Título que nos ocupa. Veámoslos.
El documento administrativo electrónico
Definición y características
Se entiende como documento administrativo electrónico “la información de cualquier naturaleza, en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo”.
R.D. 203/2021, artículo 46
Durante un procedimiento administrativo, el órgano actuante podrá sustituir la entrega física de este documento, por aquellos datos necesario para acceder a él a través de medios electrónicos.
Su foliado incluirá un índice electrónico autenticado y firmado por el titular del órgano que haya generado el expediente.
Como parte de su configuración, hay que tener en cuenta que un documento electrónico puede formar parte de varios expedientes administrativos.
Las copias auténticas
Hacen referencia a aquellas copias de los documentos administrativos electrónicos, que son autenticadas y expedidas a partir del original u otro copia auténtica. Por este motivo, tienen la misma validez y eficacia que los originales.
Las copias auténticas expiden al presentar, el interesado, un documento o copia para incorporar a un expediente.
De generarlas se encargan los órganos competentes de las Administraciones Públicas, entre los que se encuentran:
- Los órganos competentes para emitir documentos originales,
- los órganos competentes para custodiar y archivar documentos,
- los órganos que hayan previsto sus normas de competencia
- y, por último, las oficinas de asistencia en materia de registros.
En cada copia auténtica es imprescindible que la identidad de dichos órganos esté garantizada.
Las modalidades de referencia temporal
Se aplican a todos los documentos, y pueden ser dos:
- Marca de tiempo: incluye la fecha y la hora. Se utiliza si no hay obligación de sello electrónico.
- Sello electrónico cualificado de tiempo: detalla la fecha y la hora asignada por un prestador cualificado de servicios de confianza.
Derecho de acceso
Se entenderá satisfecho mediante la puesta a disposición de dicho expediente en el Punto de Acceso General electrónico de la Administración competente o en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda. Para ello se remitirá al interesado la dirección electrónica o el localizador de acceso al expediente.
Conservación y destrucción de documentos
Si los documentos entregados a la Administración se entregaron en formato papel o electrónico, y no pudieron ser devueltos en el mismo momento, el órgano tiene la obligación de almacenarlos durante 6 meses antes de su destrucción.
En el caso de los documentos presentados de forma electrónica, grabados en algún dispositivo electrónico, éste último también se incluye en las condiciones de conservación y destrucción anteriormente expuestas.
En lo que respecta a las copias realizadas a partir de documentos, o las copias auténticas en soporte no electrónico, éstas serán restituidas a sus oficinas.
El archivo electrónico de documento
Respecto a los archivos electrónicos, se regula lo siguiente:
Conservación de documentos
Se conservarán, en un periodo establecido por las Administraciones Públicas, en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo, y los que tengan valor probatorio y hayan sido creados al margen de un procedimiento administrativo.
La forma en que se conserven permitirán su acceso, e incluirá su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato. Éste último podrá trasladarse a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Las copias electrónicas auténticas de estos archivos, se consideran patrimonio documental, y su periodo de conservación lo establecen las autoridades calificadores competentes.
Para todo ello, se planificarán actuaciones de preservación digital.
Archivo electrónico único
Es el conjunto de sistemas y servicios de cada Administración, que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.
Desde él se accede a todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Su gestión garantizará la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, así como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, y por la normativa correspondiente.
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